Digi-ZSM: digitaal verzuim melden aan het UWV

Maart 2017 – Het doorgeven van verzuim aan het UWV op basis van formulieren is een arbeidsintensieve, tijdrovende en foutgevoelige klus. De komst van de Verzuimmelder op het UWV-werkgeversportaal is een stap in de goede richting, maar voorziet slechts in individuele meldingen. De benodigde werknemersgegevens moeten nog steeds handmatig opgezocht worden in het personeelssysteem.

Maar wist u dat het tegenwoordig mogelijk is om rechtstreeks vanuit de personeels- administratie álle relevante verzuim- meldingen volledig geautomatiseerd en op dagelijkse basis te verzenden aan het UWV? Dit is mogelijk door uw administratie te koppelen aan Digipoort van het zogeheten Digi-ZSM van het UWV.

Trend en ontwikkeling

Binnen elke organisatie vinden steeds meer HR- activiteiten digitaal plaats. Denk bijvoorbeeld aan de medewerker die eigen gegevens kan aanpassen, het digitaal beschikbaar stellen van de salarisstrook en de manager die ziek- en betermeldingen van zijn afdeling registreert via een portaal. Deze gegevens worden daardoor rechtstreeks in de personeelsadministratie vastgelegd. Voor meldingen aan het UWV is dit echter een ander verhaal. Lang was een efficiënte oplossing voor meldingen aan het UWV niet voorhanden. Gelukkig is daar verandering in gekomen.

Arbeidsintensief proces

Wanneer een medewerker zich ziekmeldt, wordt er een verzuimadministratie ingericht conform de Wet Poortwachter. Wanneer er sprake is van een vangnetsituatie kan er een aanvraag ingediend worden bij het UWV om ziekengeld te ontvangen. Denk hierbij aan medewerkers met een no-riskpolis, ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling, donorschap, zwangerschapsverlof en langdurig zieken.

Het ziek- en (gedeeltelijk) hersteld melden van medewerkers met een vangnetsituatie gebeurt vaak nog door het handmatig invullen van formulieren waarbij de benodigde gegevens worden opgezocht in de personeelsadministratie. Dit is een zeer arbeidsintensieve, tijdrovende en foutgevoelige klus. Melden via het Werkgeversportaal van het UWV zorgt ervoor dat er geen formulieren meer geprint of ingevuld worden. Ook deze wijze van melden wordt op individuele basis gedaan op basis van gegevens die opgezocht moeten worden in de eigen administratie.

Hoge kosten en boetes op de loer

Een groot nadeel van het handmatig melden van verzuim, is dat het hoge administratieve kosten met zich meebrengt. Daarnaast liggen nog andere risico’s op de loer, zoals het doorgeven van foutieve of verouderde informatie en opgelegde boetes door te late aanlevering. Zo kunnen boetes maar liefst oplopen tot meer dan € 450,– per geval.

Iets voor u?

Iedere werkgever heeft te maken met het ziek- en betermelden van werknemers en het doorgeven van zwangerschapsverloven. Budgethouders en eigenaren van het verzuimproces kunnen de kwaliteit en doorlooptijd verbeteren en kostenbesparing behalen door de personeelsadministratie te koppelen aan Digi-ZSM. Wanneer er in uw organisatie medewerkers zijn die een groot deel van hun tijd besteden aan het doen van meldingen aan het UWV, kan het dan ook heel interessant zijn om over te stappen op Digipoort.

Melden vanuit de bron

Wanneer uw systeem gekoppeld is aan Digipoort van Digi- ZSM van het UWV, kunt u rechtstreeks vanuit uw eigen administratie meldingen doen. De gegevens hoeven dan maar één keer ingevuld te worden. Ieder verzuim wordt, net zoals het nu ook gaat, geregistreerd in uw systeem en wordt met een nieuwe koppeling verstuurd naar UWV. Vervolgens krijgt u vrijwel direct een ontvangstbevestiging van uw meldingen.

De meldingen naar Digi-ZSM worden via Digipoort verstuurd. Digipoort is het elektronische postkantoor van de overheid waarmee u uw personeelsadministratie koppelt aan de database van UWV.

Hoe ziet dat er dan uit?

Schematisch ziet dat er als volgt uit:

 

1) XML is een universele manier om gegevens uit te wisselen (onder andere met UWV).
2) WUS-verbinding is een omgeving waar veilige berichtuitwisseling kan plaatsvinden.

Door de koppeling tussen uw systeem en dat van UWV worden eventuele fouten sneller opgemerkt. Dit voorkomt dat u achteraf toch nog weer extra gegevens moet aanleveren. De aanvraag voor een uitkering of het verloop van de re-integratie verloopt hierdoor veel vlotter.

Voordelen van Digi-ZSM

Rechtstreeks verzuim melden vanuit de personeelsadministratie zorgt dus voor betrouwbare en overzichtelijke informatie, kortere doorlooptijd, duidelijke ontvangstbevestigingen, minder boetes en minder administratieve handelingen.

Om de koppeling met Digipoort van Digi-ZSM tot stand te brengen, moet uw administratiesysteem wel worden aangepast. Afhankelijk van het softwarepakket waarin uw personeelsadministratie is ondergebracht, beschikt uw leverancier soms al over de basis voor een koppeling met Digi-ZSM, bijvoorbeeld in de vorm van een extra module.

De visie van Result! Managers

Zoals zojuist opgemerkt, moet voor de koppeling met Digi-ZSM uw administratiesysteem wel eerst aangepast worden. Bij het aanpassen van software in administratiesystemen wordt vaak alleen gekeken naar het ICT-component. Het is echter heel belangrijk om de aansluiting van een koppeling met Digi-ZSM passend te maken op úw organisatie! Een goede aansluiting op de cao en overige geldende arbeidsvoorwaarden, op de inrichting van uw systeem en op de huidige processen zijn randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie.

Result! Managers heeft in de afgelopen jaren zeer veel ervaring opgedaan in diverse omvangrijke implementaties van deze specifieke koppeling. Vanuit een resultaatgerichte aanpak waarbij gezamenlijk doelen gesteld worden kunnen veranderingen op een pragmatische wijze effectief uitgevoerd en geborgd worden.

Result! Managers kan voor het koppelen met Digi-ZSM onder andere ondersteuning bieden bij het:

  • Functioneel begeleiden van de inrichting van de koppeling
  • Koppelen aan het bestaande verzuimproces
  • Inrichten van het proces van de geautomatiseerde aanleveringen
  • Opleiden van gebruikers
  • Opstellen van werkinstructies en SOP’s (Standard Operating Procedures)
  • Borgen van de kennis over de koppeling met Digi-ZSM
Benadering

Result! Managers gebruikt een brede benadering die ‘harde’ componenten zoals kennis en kunde op bestuurlijk, bedrijfskundig en IT-niveau combineert met ‘zachte’ componenten zoals houding, gedrag en cultuur.

Wij vertellen u hier graag meer over.