Lean portfoliomanagement legt de knelpunten in uw organisatie bloot

Lean heeft een ‘vervelende’ eigenschap. Lean maakt namelijk de knelpunten in processen zichtbaar. Gelukkig heeft ieder nadeel ook zijn voordeel. Als knelpunten zichtbaar zijn kan je er ook aan gaan werken.

Lean portfoliomanagement is daarom veel meer dan alleen portfoliomanagement. Het prioriteren en besturen van veranderingen is alleen maar de basis. Lean portfoliomanagement kan ook een katalysator zijn voor het stroomlijnen van uw organisatie, als u open staat voor het oppakken van de opgedoken knelpunten.

Wat is portfoliomanagement ook alweer?

Portfoliomanagement gaat over het identificeren, prioriteren en monitoren van projecten en programma’s. Portfoliomanagement maakt bij het prioriteren afwegingen tussen strategische doelstellingen, korte termijn aandachtspunten en de beschikbaarheid van resources.

Portfoliomanagement stuurt dus veranderingen aan (‘Change’). De veranderingen komen uit de operationele processen (‘Run’), uit compliance processen (informatiebeveiliging, ISO, etc.), of uit de organisatiestrategie. De veranderingen landen vervolgens in de operationele processen en/of in de compliance processen.

Lean portfoliomanagement

Projecten en programma’s aansturen is al niet eenvoudig. Daar bovenop portfoliomanagement plaatsen maakt het nog veel moeilijker. We zien dat organisaties graag sturing willen hebben, maar dat ook praktisch kunnen invullen is iets heel anders.

Portfoliomanagement is dus te groot en te moeilijk. Het moet simpeler, maar ook sneller. Lean haalt de verspilling uit de besturing van veranderingen:

  • Veranderingen beschouwen als een hypothese die snel getoetst moeten worden (‘lean startup’ denkwijze), waardoor je eerder kan zien of het de goede kant opgaat;
  • Grote veranderingen opknippen in kleinere veranderingen, waardoor je sneller kan bijsturen, minder voorfinanciert en sneller veranderingen kunt goedkeuren;
  • Sneller waarde leveren door tussentijdse kleinere veranderingen in gebruik te nemen (de ‘Minimal Viable Product’ denkwijze);
  • Budgetten niet alloceren per individueel project of programma, maar per ‘Value stream’, bijvoorbeeld een product of dienst. Hierdoor wordt de besluitvorming over geld meer een strategische dialoog dan een operationele dialoog.

Transparantie en knelpunten

Met Lean portfoliomanagement zit je dus ‘kort op de bal’. Besluiten gaan snel, de veranderingen zijn kleiner en volgen elkaar snel op.

Tenminste, dat zou zo moeten, maar dan moet ‘de rest’ wel net zo snel meebewegen. Dat is eigenlijk altijd niet het geval. Er is altijd een knelpunt in het proces van het doorvoeren van veranderingen. Omdat je met Lean portfoliomanagement zo kort op de bal zit, worden de knelpunten zichtbaar.

In bovenstaand voorbeeld is het knelpunt de snelheid van het leveren van IT-oplossingen. De ‘capabilities’ van IT liggen onder die van de andere processen rondom Lean portfoliomanagement. Het gevolg is dat de snelheid van het leveren van nieuwe veranderingen begrensd is door de snelheid van het leveren van IT (‘Theory of Constraints’).

Vervelend of fijn?

Als je kiest voor Lean portfoliomanagement dan kies je ook voor transparantie. Wel, eigenlijk is het geen keuze, je krijgt het erbij. Kies je echter ook voor het oppakken van de geconstateerde knelpunten?

Ons advies

Maak de geconstateerde knelpunten onderdeel van het veranderportfolio. Het zijn net zo goed veranderingen die nodig zijn, als de andere veranderingen die je elders had gevonden. Lean portfoliomanagement wordt daarmee meer dan alleen een besturingsproces op veranderingen. Lean portfoliomanagement is een verbetercatalysator geworden binnen je organisatie.


Over Result! Flow

Result! Flow is een dienst van Result! Managers, met als doel het stroomlijnen van uw organisatie. Lean portfoliomanagement is een van de instrumenten die we daarbinnen hanteren.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor uw organisatie.