Processen op orde… Het belang van SOP’s

Hoe kan dat? Eén werkinstructie, en talloze manieren waarop deze uitgevoerd wordt. Herkenbaar?

In veel organisaties zijn medewerkers meestal goed op de hoogte van de inhoud van de processen die zij uitvoeren. De werkinstructies voor de uitvoerende taken zijn doorgaans op orde, en worden naar eer en geweten opgevolgd. Na verloop van tijd zijn de gebruikers voldoende geroutineerd om de instructies er slechts nog bij te pakken in geval van afwijkende of weinig voorkomende situaties. Hierdoor ontstaat variatie in de uitvoering, en dus ook in het eindresultaat, wat voor veel processen ongewenst is.

Door uniformiteit te creëren in de uitvoering van de handelingen creëer je ook uniformiteit in het eindresultaat. Een goede manier om dit te bereiken is door het gebruik van Standard Operating Procedures. SOP’s geven een overzicht van alle stappen die uitgevoerd moeten worden binnen het gehele proces. Op beknopte wijze wordt in 1 à 2 pagina’s zowel doel en eigenaarschap weergegeven, als alle processtappen. Deze zijn op hun beurt voorzien van links naar de werkinstructies.

Wat is nu precies de toegevoegde waarde van SOP’s. Er zijn toch al werkinstructies? SOP’s bevatten, anders dan werkinstructies, een overzicht van het totale proces, hyperlinks naar inrichtingsdocumentatie en een legenda voor risico’s, tips, kritieke handelingen en commerciële kansen. Per processtap kan hier invulling aan gegeven worden zodat de gebruiker direct de bijzondere aandachtspunten ziet.

Gebruikers zien in één oogopslag hoe het gehele proces eruit ziet en waar ze specifiek op moeten letten bij de uitvoering van de activiteiten. Inzicht in de procesketen leert de gebruiker het nut van de processtappen in te zien. Dit zorgt voor betere kwaliteit van het resultaat. Niet alleen voor nieuwe gebruikers zijn SOP’s handig. Ook voor geroutineerde medewerkers is de SOP een krachtig document.