Tips voor veilige en effectieve teams bij thuiswerken

Het zit in ons DNA ingebakken dat we onderdeel willen zijn van groepen. Sinds de prehistorie is een groep de plek waar we veiligheid vinden. Zonder daar bewust over na te denken, worden onze keuzes beïnvloed door de behoefte om bij een groep te horen én te blijven. 

Ook in de moderne tijd is er niets aan deze behoefte veranderd. De invulling is hooguit wat anders. Het gaat niet alleen meer om de familie of het dorp. Overal vinden we groepen en een van de meest belangrijke daarvan is onze werkgever.

Wanneer voelt een groep veilig, welke invloed heeft het thuiswerken op de veiligheid van een groep en wat kunnen managers daaraan doen?

Wanneer een groep een veilige groep is

Een veilige groep geeft (psychologische) bescherming. Als er een bedreiging is in jouw omgeving, dan beschermt deze groep jou tegen die bedreiging. Psychologisch gezien stellen we wel wat eisen aan groepen, voordat we daar het label ‘veilig’ aan hangen:

Een sterke identiteit

De groep moet een sterke identiteit hebben. Het is duidelijk waar de groep voor staat, welke doelen bereikt moeten worden, etc. Als de groep geen sterke identiteit heeft, dan voelt dat niet goed en gaan de groepsleden actief op zoek naar de groepsidentiteit.

De randvoorwaarden zijn ingevuld

De groep heeft (voldoende) grip op de eigen omgeving, zodat afspraken die de groep maakt ook nageleefd worden.

Transparantie over de verwachtingen wie wat doet in de groep

Een groep is pas veilig als de groep jou daadwerkelijk accepteert als een groepslid. Je voelt dus de behoefte om waardevol te zijn voor de groep. Dan is het ook belangrijk om te weten wat de anderen doen in de groep, zodat jij kan uitzoeken welke bijdrage jij het beste kan leveren aan de groep.

Autonomie, maar ondersteuning als daarom gevraagd wordt

Een veilige groep is een groep die zelf in ‘control’ is, die voldoende autonomie heeft om de afgesproken resultaten op te leveren. Constante bemoeienis vanuit het management raakt het bestaansrecht van de groep, want de groep kan het blijkbaar niet zelf oplossen. Een volledige afwezigheid van enige vorm van ondersteuning voelt ook niet veilig, want sommige keuzes liggen buiten de invloedssfeer van de groep. Dan voelt de ondersteuning van een manager juist wel fijn.

Regelmatige feedback op het functioneren van de groep en jezelf

Als alle bovenstaande zaken op orde zijn, dan is dat nog niet voldoende om je veilig te voelen. Mensen zoeken ook bevestiging dat de groep de goede dingen doet en dat je zelf daarbinnen een waardevolle bijdrage levert.

De invloed van thuiswerken op veiligheid

Het is vooral het laatste punt, de regelmatige feedback, waarbij thuiswerken een drempel kan zijn. Als je fysiek op kantoor werkt, ben je je bewust of ervaar je onbewust allerlei subtiele signalen over hoe mensen in hun vel zetten. Het schouderklopje van de manager, of juist het sombere gezicht heeft een grote impact op hoe je ervaart hoe de dingen gaan. Onbewust zijn we de hele dag anderen aan het observeren, zoekend naar de status van de groep en jouw plekje daarbinnen.

Met het thuiswerken zijn jouw contactmomenten beperkt tot emails, telefoontjes en videogesprekken. Daarmee mis je veel (onbewuste) feedbackmomenten en dat kan tot onzekerheid leiden. Of deze onzekerheid ook zichtbaar tot problemen leidt, hangt af van de veiligheidsbuffer die is opgebouwd.

Een veiligheidsbuffer is niet voldoende

Het bekende gezegde ‘vertrouwen komt te voet en gaat te paard’, werkt ook zo voor veiligheid. Een ‘veilige’ groep laat zich niet zo snel op de kop zitten als er iets vervelends gebeurt, of als er een tijdje geen feedback is. Zo’n groep heeft een ‘veiligheidsbuffer’. Dat klinkt goed, maar dat kan wel een onderliggend probleem maskeren. Andersom, een onveilige groep kan zich aangevallen voelen door details en is daarmee een onzekere en kwetsbare groep.

In beide gevallen, met en zonder veiligheidsbuffer, bestaat de kans dat de teamveiligheid afneemt bij het thuiswerken. Dat willen we uiteraard niet vanwege de psychologische impact, maar ook omdat niet-veilige teams minder effectief zijn.

Tips voor het thuiswerken

Gelukkig zijn er wel mogelijkheden om te voorkomen dat teams en teamleden niet ‘lijden’ onder het thuiswerken. Veel van onderstaande tips zijn geleend vanuit Scrum, maar het is niet noodzakelijk om agile te werken om deze tips toe te passen.

  1. Zorg ervoor dat de basis op orde is.
    De basisprincipes voor goed management zijn zeker in een thuiswerk situatie randvoorwaardelijk voor het goed functioneren van het team: het benadrukken van de groepsidentiteit, invullen van randvoorwaarden, helderheid over wie wat doet en de juiste balans van managementondersteuning.
  2. Plan een periodiek en frequent ijkmoment in met het team
    Bespreek bijvoorbeeld iedere twee weken met het team de bereikte resultaten en voer daar met het team een gesprek over. Wat ging er goed, wat kan er beter?
  3. Doe een (bijna) dagelijkse team-checkup
    Bespreek meerdere keren per week hoe het gaat. Splits dat gesprek expliciet op in een persoonlijk deel en in een zakelijk deel, zodat er voor beide ruimte is in het gesprek. Dit hoeft zeker niet in 15 minuten zoals in Scrum. Neem genoeg tijd om met elkaar te ijken. Blijf wel alert op lange 1 op 1 gesprekken. Die gesprekken kunnen gevoerd worden na de teamsessie.
  4. Doe regelmatig een persoonlijke checkup
    Bel je teamleden individueel, liefst in een videogesprek, en vraag hoe het met hun gaat.
  5. Doe regelmatig een virtuele teamborrel of koffiemomentje
    Onderken met elkaar dat persoonlijk contact, wat niet persé over het werk gaat, ook belangrijk is voor het functioneren. Vul dat in met virtuele borrel- en koffiemomentjes. Om het wat leuker en persoonlijker te maken kan je deze momenten ook invullen met een pubquize of met andere opdrachten.
  6. Stuur af en toe een fysiek cadeautje
    Een zakje borrelnootjes of een leuk kaartje doen wonderen om waardering te voelen en psychologisch verbonden te blijven met ‘kantoor’.

Conclusie

Waarschijnlijk wordt (meer) thuiswerken een structurele invulling van onze werktijd. Dat kan kansen bieden, omdat mensen bijvoorbeeld met meer focus werken in de thuisomgeving, maar ook risico’s, omdat thuiswerken niet van nature past bij onze manier van samenwerken.

Met een goede invulling van basis-managementprincipes kom je al een heel eind, maar extra inzet is nodig om wederzijds feedback te krijgen. Dat is juist belangrijk bij teams met een veiligheidsbuffer, want daar vallen problemen veroorzaakt door het thuiswerken minder snel op.

Over Result! Flow

Result! Flow is een dienst van Result! Managers, met als doel het stroomlijnen van uw organisatie. Een passende managementstijl is daarbinnen een belangrijke pijler.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor uw organisatie.