Assetmanagement draait om het nemen van slimme beslissingen over de hele levenscyclus van assets, van aanleg tot sloop. Om dat goed te kunnen doen, heb je betrouwbare en actuele informatie nodig. Maar hoe weet je eigenlijk welke informatie je moet verzamelen en bijhouden?
Hieronder lees je hoe je de informatiebehoefte van jouw organisatie goed in beeld brengt, zodat je efficiënt assetmanagement kunt bedrijven, samen met de hele keten.
- Begin bij de strategie
Elke organisatie heeft doelen: veiligheid, duurzaamheid, beschikbaarheid, of kostenbeheersing. Kijk welke beslissingen daarvoor nodig zijn, denk aan het plannen van onderhoud of het vervangen van een asset en bepaal welke informatie daarvoor cruciaal is. Zo maak je een directe koppeling tussen beleid en data.
- Kijk naar de levenscyclus van assets
De informatiebehoefte verschilt per fase:
- In de ontwerpfase wil je eisen en tekeningen kennen.
- Tijdens de realisatie zijn uitvoeringsdata en materiaalspecificaties belangrijk.
- In de beheerfase draait het om inspectieresultaten, onderhoudsgeschiedenis en prestaties.
- Richting einde levensduur heb je sloopinformatie, materialenpaspoorten of restwaarde nodig.
Door de levenscyclus centraal te stellen, voorkom je dat informatie verloren gaat bij overdrachten tussen fases of partijen.
- Werk met informatiemodellen en datastandaarden
Standaarden zoals een Objecttypenbibliotheek (OTL), IMBOR of NEN-normen helpen om informatie op een eenduidige manier vast te leggen. Controleer of deze modellen aansluiten op je beheersysteem en je informatiebehoefte.
- Betrek alle ketenpartners
In assetmanagement werk je bijna nooit alleen. Assetmanagers, ontwerpers, inkopers, directievoerders, aannemers, inspecteurs, ingenieurs en dataspecialisten, ze hebben allemaal hun eigen rol. Gebruik standaard informatiemodellen als versneller. Organiseer gesprekken of sessies met deze partijen om vast te leggen:
- Welke informatie ze nodig hebben
- Welke informatie ze zelf aanleveren
- Welke formats of standaarden ze gebruiken
In de praktijk blijkt dat het betrekken van alle betrokken partijen kan leiden tot eindeloze sessies die niet tot een conclusie komen en resulteren in een te brede informatiebehoefte. Er kan ook worden gekozen voor een meer pragmatische aanpak door te starten met een versie 1 op basis van bijvoorbeeld de Minimale Dataset van IMBOR, die vervolgens kan worden bijgeschaafd vanuit ervaring.
Zo zorg je voor een gedeeld begrip en voorkom je dubbele of foutieve registratie.
- Breng informatiestromen en knelpunten in kaart
Teken uit hoe informatie nu door de organisatie stroomt: wie ontvangt wat van wie, en via welk systeem? Zo ontdek je waar dingen misgaan, zoals verlies van informatie, ontbrekend versiebeheer of systemen die niet op elkaar aansluiten.
- Bepaal ook de gewenste datakwaliteit
Niet alleen de inhoud, maar ook de kwaliteit telt. Zijn de data actueel? Volledig? Juist? Bepaal per type informatie wat de minimale eisen zijn, zodat je weet wanneer data bruikbaar is voor besluitvorming.
- Blijf evalueren
De informatiebehoefte verandert met nieuwe inzichten, technologie en wetgeving. Zorg daarom voor een proces van regelmatige evaluatie en bijstelling, bijvoorbeeld via een informatiebeheerplan of overlegstructuur.
Tot slot
Door strategisch, integraal en samenhangend naar informatiebehoefte te kijken, zorg je ervoor dat je alleen die data verzamelt die echt nodig is en dat deze beschikbaar blijft voor alle betrokkenen, in elke fase van het assetbeheer.