Gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties hebben het druk. Er lopen altijd wel projecten: nieuwe wegen, vervangen riolering, pleinen herinrichten: al die projecten hebben één ding gemeen, ze veranderen iets aan de objecten die je beheert. En toch ontbreekt in veel organisaties nog steeds iets heel basaals: een centrale projectregistratie met unieke projectnummers.
Zodra een project klaar is, moet je beheersysteem de nieuwe werkelijkheid weerspiegelen. Objecten worden aangemaakt, aangepast of afgesloten. Maar wat gebeurt er als niemand kan terughalen waarom een object er zo in staat? Of wanneer dat is gewijzigd, en door wie?
Dat is geen theoretisch probleem, het is een dagelijkse ergernis voor assetbeheerders. Wie werkt volgens ISO 55000 of de richtlijnen van het Institute of Asset Management (IAM) weet: betrouwbare informatie is de basis van alles. Je kunt pas goed beslissen over onderhoud, vervanging of investering als je data kloppen en terug te herleiden zijn tot een besluit of project.
Een uniek projectnummer is eigenlijk heel eenvoudig: het is de sleutel die alles met elkaar verbindt. De projectplanning, het budget, de financiële realisatie, de opdrachtverlening aan de aannemer, de informatieleveringsspecificatie (ILS), en de datakeuring, al die stappen kunnen aan één nummer worden gekoppeld.
Zonder dat nummer werken afdelingen langs elkaar heen. De projectmanager sluit het project af, maar de beheerdataspecialist weet niet welke objecten er zijn gewijzigd. De aannemer heeft geleverd conform IMBOR, maar niemand kan controleren of die levering ook daadwerkelijk is verwerkt. De BGT wordt bijgewerkt, maar de link met het project dat die wijziging veroorzaakte is weg. In de ketensamenwerking tussen opdrachtgever, aannemer en databeheer is het projectnummer precies dat: de verbindende factor binnen het mutatieproces.
Een projectnummer werkt alleen als iedereen het gebruikt, en dat vraagt om een paar randvoorwaarden:
- Een centraal register dat unieke, niet-herbruikbare nummers uitgeeft, vóórdat een project van start gaat
- Koppeling aan de opdrachtregistratie en begrotingscyclus, zodat elk budget een projectnummer heeft
- Verplicht gebruik richting aannemers en databeheer, vastgelegd in contracten en de ILS
- Aansluiting op het informatiebeleid van de organisatie, zodat informatiestromen over de hele levenscyclus van een asset geborgd zijn
- Duidelijke processen, proceseigenaren, data-eigenaren die projecten achter de broek zitten als de data niet (tijdig) door de projecten worden aangeleverd
Het projectnummer is de eerste schakel in die aanpak. Zonder die schakel is elke investering in datakwaliteit dweilen met de kraan open.