Assetmanagers van de Openbare Ruimte beheren grote hoeveelheden objecten die we dagelijks allemaal gebruiken. Denk aan wegen, groen, bomen, bruggen, kademuren, sluizen en stuwen; of verkeerslichten en openbare verlichting. Voor een efficiënt en effectief beheer zijn actuele, betrouwbare en complete objectgegevens onontbeerlijk.
Maar laten we eerst beschouwen waar de informatie uit bestaat. Er zijn twee belangrijke categorieën:
- Objectgegevens in de vorm van gestructureerde data, volgens eigen of landelijke standaarden als IMBOR, GWSW, NEN2767, meestal opgeslagen en beheerd in een onderhouds- of beheermanagementsysteem (gisib, iAsset, SAP, Ultimo, INFOR, en andere). Deze gegevens zijn zeer geschikt als unieke identificatie en typering van objecten, en zijn zeer geschikt voor geautomatiseerde toepassingen. GIS-data zijn daarnaast ook zeer geschikt om op een kaart te tonen en door de mens te laten interpreteren.
- Objectgegevens in technische tekeningen (in een CAD-formaat of PDF), documenten met berekeningen, statusrapporten, inspectieresultaten, foto’s, etc. Data-technisch gezien zijn dit ongestructureerde data: ze zijn voor de mens goed te interpreteren maar voor geautomatiseerde verwerking niet geschikt.
Het belang van de twee gegevenstypes
Een inspecteur van civiele constructies wil beschikken over welke objecten hij moet inspecteren, en hoe deze zijn opgebouwd. Een deel daarvan zit in de gestructureerde objectdata, met een ligging op de kaart, eigenschappen en gegevens van onderdelen van de constructie (de decompositie). Deze gegevens zijn allemaal geschikt om selecties te maken en bijvoorbeeld je inspecties te plannen.
Maar CAD-tekeningen en berekeningen geven essentiële informatie over de constructie: waar bevindt zich bijvoorbeeld welke bewapening van het beton? En waarop is de sterkte van de constructie bepaald in de berekening? Op basis van dit soort gegevens is besluitvorming over maatregelen voor groot onderhoud of vervanging vaak gebaseerd. Tekeningen, berekeningen en documenten zijn voor dit soort objecten vaak belangrijker dan alleen de gestructureerde objectgegevens in een beheermanagementsysteem.
Hoe worden de twee gegevenstypes op dit moment beheerd?
Sommige assetmanagers hebben een degelijk, geïntegreerd systeem, waarin gestructureerde objectgegevens en documenten en tekeningen integraal, in samenhang worden beheerd. Dit zijn echter uitzonderingen. Wij zien de volgende situaties veel voorkomen:
- Beheer van documenten en tekeningen in een of meer documentmanagementsystemen los van het objectensysteem, waarbij hooguit handmatig per tekening of document wordt bijgehouden wat de ID’s van de objecten zijn in het beheermanagementsysteem
- Beheer van documenten en tekeningen op netwerkschijven, waarbij dubbelingen optreden en niet meer duidelijk is wat de laatste versie is
- Gebrekkig of geen versiemanagement van documenten en tekeningen
- Geen metadateringsstandaard, en als die er is, beperkte naleving daarvan
- Geen informatiemodel dat strak specificeert welke documenten en tekeningen bij welk objecttype aanwezig zouden moeten zijn
- Geen consistent gehanteerde tekenstandaarden, zoals de NLCS
- Geen samenhangend mutatieproces
Het gevolg: essentiële informatie voor constructies en installaties zijn moeilijk of niet te achterhalen, waardoor overwegingen voor groot onderhoud, vervanging of een herinrichting opgehouden worden omdat deze gegevens alsnog buiten moeten worden vastgesteld of gereconstrueerd. Dit vertraagt en jaagt de kosten op.
Hoe zou het wel moeten?
Als gebruiker wil je een object selecteren en vanuit de systemen in één keer alle bijbehorende informatie willen verkrijgen: je pakt het object beet in het beheermanagementsysteem en je trekt meteen alle tekeningen en documenten die erbij horen mee. Dit vereist:
- Integratie tussen beheermanagementsysteem en documentmanagementsysteem
- Een samenhangend datamodel van objecttypen en tekening- en documenttypen
- Een goede metadatering, in definitie, systeem en uitvoering
- Een mutatieproces voor het goed afhandelen van wijzigingen in tekeningen en documenten, met als resultaat een vastgestelde nieuwe versie
- Consistent gebruik van tekenstandaarden
- Capaciteit, kennis en kunde van documentmanagement
Voor een effectief en efficiënt beheer van fysieke objecten zijn zowel gestructureerde objectdata als aanvullende tekeningen, berekeningen, documenten en modellen, onontbeerlijk!