In vrijwel elk bouwproject bestaat een documentenplanning: een overzicht van wie welk document wanneer aanlevert. Een planning waar ook de data-uitwisselingsmomenten in staan is nog lang niet altijd een gegeven i Toch is dat minstens zo belangrijk. Een project kan alle documenten op tijd en volgens afspraak opleveren, en alsnog vastlopen op het moment dat de data uiteindelijk in het beheersysteem moet landen. Documenten en data volgen namelijk niet dezelfde logica. Een document is af zodra het is goedgekeurd. Data is pas bruikbaar zodra het aansluit op een systeem, een structuur en overeenkomt met de werkelijkheid, kortom een risico.

Om dat risico te beperken, moet een aantal zaken vroeg in het project worden ingericht. Het belangrijkste is een datamodel: een heldere afspraak over welke gegevens worden vastgelegd, in welke structuur en met welke granulariteit. Zonder datamodel is er niets om data tegen af te zetten, en wordt elke discussie over kwaliteit een kwestie van interpretatie achteraf. Daarnaast zijn ketenafspraken nodig, over wie welke data op welk moment aanlevert en verwerkt, en contracten waarin deze afspraken afdwingbaar worden gemaakt. Datamodel, ketenafspraken en contracten vormen samen het raamwerk waarbinnen dataplanning pas gaat werken.

Met dat raamwerk op orde, kan gedurende het project worden getoetst of de keten daadwerkelijk doet wat is afgesproken. Dat gebeurt via proefleveringen, bij voorkeur al vanaf het moment dat de assetmanagementorganisatie de huidige situatie aanlevert. Een proeflevering is echter alleen waardevol als helder is wat er precies wordt getoetst. Hier is het onderscheid tussen verificatie en validatie cruciaal.

Verificatie beantwoordt de vraag of een levering voldoet aan de afspraak: klopt het format, is de structuur juist, werkt de koppeling met het beheersysteem zoals bedoeld. Validatie beantwoordt een andere vraag: is dit ook daadwerkelijk de data die de assetmanagementorganisatie nodig heeft om haar werk te doen. Data kan volledig voldoen aan het afgesproken datamodel en toch validatie niet doorstaan, bijvoorbeeld omdat de granulariteit niet aansluit op het beheerproces waarvoor het bedoeld is.

In de praktijk wordt een proeflevering vaak alleen op verificatie getoetst. Het bestand komt binnen, het format klopt, de proef wordt als geslaagd bestempeld. Maar een geslaagde verificatie zegt niets over validatie. Die schijnzekerheid is waar projecten tijdens overdracht op vastlopen: pas bij overdracht, wanneer de assetmanagementorganisatie de data daadwerkelijk moet gaan gebruiken, blijkt dat de inhoud niet aansluit op de praktijk. Door proefleveringen bewust op beide te toetsen, verificatie én validatie, wordt dat risico gedurende het project beheerst en kan overdracht verlopen als een formaliteit.

Diezelfde logica geldt voor de oplevering zelf, niet alleen voor het toetsen ervan. In gebiedsontwikkelingen is het heel gewoon dat een object in delen wordt opgeleverd. Een brug kan al klaar zijn en opengaan voor publiek, terwijl de omliggende openbare ruimte nog niet af is of in gebruik wordt genomen. Fysieke deelleveringen zijn dus een geaccepteerd principe. Voor data geldt dat veel minder vanzelfsprekend: data worden vaak pas in één keer aan het einde van het project opgeleverd, ook als het object waarop die data betrekking heeft allang in delen gereed is. Dat is inconsequent, want als de brug al bruikbaar is voor de beheerorganisatie, zou de bijbehorende data dat in principe ook moeten zijn.

Een deellevering van data is wel kwetsbaarder dan een fysieke deellevering, omdat data vaak relaties heeft met onderdelen die nog niet zijn opgeleverd. De data van de brug kan bijvoorbeeld verwijzen naar een leidingtracé of aansluitend kunstwerk dat nog in aanbouw is. Een deellevering die deze afhankelijkheden negeert, levert eerder schijnvolledigheid op dan bruikbare data. Deelleveringen van data verdienen daarom dezelfde aandacht als de proefleveringen eerder in het project: ook hier moet vooraf zijn vastgelegd wat op dat moment wel en niet compleet hoeft te zijn, en moet verificatie en validatie per deellevering plaatsvinden. En niet alleen pas bij de laatste, volledige oplevering.

Dataplanning verdient daarom structureel een plek naast documentenplanning als gelijkwaardig onderdeel van projectbeheersing. Een datamodel, ketenafspraken en contracten leggen de basis. Proefleveringen die zowel verifiëren als valideren, beginnend bij de huidige situatie, maken zichtbaar of die basis in de praktijk ook werkt. En net als bij de fysieke oplevering kan ook data in delen worden opgeleverd, mits de onderlinge afhankelijkheden vooraf zijn doordacht. Wie dat overslaat, ontdekt de gevolgen op het moment dat corrigeren het duurst is.