In traditionele overdracht van gegevens vanuit een project in de openbare ruimte gaan veel van de gegevens onderweg verloren. De ontwerpen worden vastgelegd in CAD-tekeningen, waarmee aannemers vertrouwd zijn. Tijdens de uitvoering door de aannemer vinden echter wijzigingen plaats die niet altijd duidelijk in de ontwerpen worden verwerkt. Hierdoor ontstaat een discrepantie tussen de tekeningen en de werkelijke situatie. Bij de overdracht van gegevens aan de beheerder sluit de tekeningenstructuur vaak niet goed aan op de behoeften en vereisten van de beheerder. Het gevolg is dat ieder onderdeel van de keten een deel van de gegevens moet zijn te halen uit andere formaten, of zelf moet construeren. Dit heeft nadelige gevolgen, zoals:
- Het duurt erg lang voordat de gegevens beschikbaar zijn
- De mensen in het project die de kennis hebben zijn alweer vertrokken naar andere projecten
- Een deel van de gegevens is niet meer te achterhalen en moeten we opnieuw inwinnen
De voorspelbaarheid (wanneer wordt geleverd), de leverbetrouwbaarheid (als je zegt dat je op een bepaald moment levert, is dat dan ook zo) en daarmee de tevredenheid bij de klant (de beheerder) zijn niet goed.
Een belangrijke oplossing die de genoemde problemen wegneemt, is het toepassen van Bouwwerk Informatie Management (BIM). BIM is een digitale werkwijze waarbij alle relevante bouw- en beheerinformatie gestructureerd wordt vastgelegd en gedeeld. Dit zorgt voor betere afstemming tussen ontwerp, uitvoering en beheer, waardoor gegevens actueel en bruikbaar blijven. Maar dan wel onder de voorwaarde dat de organisatie dit aankan. En daar wringt hem vaak de schoen: voor veel beheerders betekent de toepassing van BIM een grote stap in digitalisering, die geheel nieuwe competenties van de individuele werknemers en de organisatie als geheel vraagt.
Als je een stap terug doet en uitzoomt komt het erop neer dat er een balans is tussen innovatie en maakbaarheid. Hele grote stappen zul je slechts met een heel klein deel van de organisatie kunnen zetten. Het blijkt in iedere organisatie wel mogelijk een of twee spraakmakende BIM-projecten te doen die een OTL toepassen, met een Common Data Environment werken, uitwisselen met linked data, de BIM-rollen in kunnen vullen, maar het is onhaalbaar om de hele organisatie deze stap in één keer te laten maken. De vraag is dan ook: hoe zetten we een stap die minimaal voor 80% van de organisatie binnen, laten we zeggen, een jaar haalbaar is? Die laatste 20% wordt meestal wel meegetrokken door de 80% die het al kan. Het antwoord is: maak de stappen kleiner zodat ze voor vrijwel iedereen binnen een acceptabele termijn te doen zijn!