Veel beheerorganisaties staan voor een vervangingsopgave waarin bruggen, riolering en verhardingen uit de jaren zestig en zeventig tegelijk het einde van hun levensduur naderen. Die opgave plannen en begroten kan alleen op basis van betrouwbare informatie. Dat is meteen de kans om datakwaliteit, een vaak achtergesteld onderwerp, in deze vervanging mee te nemen. Er wordt tegenwoordig veel meer vastgelegd, en dat brengt spelregels met zich mee.
Voordat je iets verbetert, wil je weten hoe je ervoor staat. Een volwassenheidsmeting kijkt naar vijf samenhangende kanten: de gegevens zelf, de processen eromheen, de systemen, de governance en de mensen die ermee werken. Pas als die in beeld zijn, weet je of er een probleem in de data zit of in de manier waarop je deze beheert.
Op gegevensniveau wordt het concreet. Het IMBOR schrijft voor hoe je objectgroepen vastlegt. Welke is een keuze per organisatie. Doorgaans is de datakwaliteit van wegen en riolering op orde, omdat daar het meeste geld in omgaat. De gaten zitten vaker bij de assetgroepen met de grootste aantallen, zoals bomen, lichtmasten en straatmeubilair. Daar loopt de registratie ook eerder achter op de werkelijkheid: een wijziging in het veld landt lang niet altijd in het systeem. De uitkomst van de meting plaats je op een schaal van reactief naar proactief, in lijn met de assetmanagementnorm ISO 55000. Die schaal laat zien welke kanten achterblijven en dus prioriteit verdienen.
Veel kennis zit nog in hoofden
Na de meting levert de mensen-kant vaak de meeste verrassingen op. Een deel van je assetinformatie staat namelijk nergens vastgelegd. Het zit bij de beheerder die uit ervaring weet welke duiker bij hevige regen als eerste vastloopt, of bij de collega die de reparatiehistorie van een gemaal paraat heeft. Zolang die mensen er zijn, lijkt er niets aan de hand. Bij pensioen of een overstap verdwijnt hun kennis de deur uit.
Juist bij grootschalige vervanging is dat een risico. Een onderbouwde vervangingsplanning leunt op de levensloop van een object: wanneer is het aangelegd, welke ingrepen zijn gedaan, hoe gedraagt het zich. Zit die historie alleen in iemands hoofd, dan plan je op aannames. Je nulmeting, de eerste volwassenheidsmeting, maakt ook zichtbaar hoe sterk je van personen afhankelijk bent, en welke kennis je met voorrang wilt borgen. Juist omdat deze vervangingen meerdere generaties moeten meegaan, kun je niet leunen op kennis die met één persoon kan verdwijnen.
Van analyse naar informatieplan
Met dat inzicht kom je tot een informatieplan: een route naar een eindpunt dat je vooraf met elkaar afspreekt. Werk terug vanuit de beslissingen die er nu toe doen. Voor een meerjarenbegroting heb je andere gegevens nodig dan voor een inspectieprogramma of een vervangingsbesluit. Leg per beslissing vast welke gegevens je nodig hebt, welke kwaliteit daarbij hoort en uit welke bron ze komen.
Koppel het plan aan opgaven die toch al spelen, zoals de vervangingsopgave, klimaatadaptatie of de energietransitie. Dan lift het verbeteren van informatie mee op urgentie en budget die er al zijn. Houd de stappen klein genoeg om af te maken. Een plan dat alles tegelijk wil, blijft liggen; een paar afgeronde stappen laten zien dat de aanpak werkt.
Het blijft een gezamenlijk gesprek
Een informatieplan is geen document van de data-afdeling alleen. Het ontstaat in het overleg tussen wie beslissingen neemt en wie de informatie aanlevert, en het vraagt heldere afspraken: wie is bronhouder van welk gegeven, wie beheert het object, wie bewaakt het proces. Die rollen vastleggen voorkomt dat informatie tussen wal en schip valt.
Het plan verandert mee met de organisatie. Groeit je ambitie of verschuift je opgave, dan dien je het plan aan te passen. Daarom loont het om de meting periodiek te herhalen. Zo wordt elke vervolgstap goedkoper en gerichter: je weet welke informatie je nodig hebt en waar de winst het grootst is.