Als beheerder van openbare ruimte of infrastructuur houd je assetinformatie bij. Assetinformatie is een combinatie van gegevens over fysieke assets die worden gebruikt om beslissingen te nemen over de wijze waarop deze worden beheerd, zowel voor operationele doeleinden op korte termijn als voor strategische planning op lange termijn. Als je goed kijkt gaat het dus over fysieke assets, anders gezegd: je objecten. Alle informatie gaat direct of indirect over objecten, wat impliceert dat je je objecten dus goed in de informatiestructuur moet hebben zitten. We noemen dit de vaste objectgegevens. Deze beschrijven het fysieke object met die gegevens die in principe gedurende de levensduur van het object hetzelfde blijven. Wat kom je zoal tegen bij de verschillende beheerders, hoe hebben zij de assets beschreven? Wij komen de volgende belangrijke categorieën tegen van vaste objectgegevens:
- Vastlegging in een streng geformatteerde vorm die in een database zijn opgeslagen. Vaak zijn de gegevens ingericht volgens landelijke informatiemodellen, zoals IMBOR (het Informatiemodel Openbare Ruimte) of GWSW (het Gemeentelijk Woordenboek Stedelijk Water). Ieder object is hiermee uniek omschreven, met een unieke identificatie, een typering en een aantal kenmerken die essentieel zijn voor het assetmanagement. We noemen dit vaak de paspoortgegevens. Vergelijkbaar met je paspoort met een burgerservicenummer, naam en geboorteplaats en nog wat unieke kenmerken worden objecten uniek geïdentificeerd in het paspoort in de database. Je kunt dit vergelijken met de Basisregistratie Personen (de BRP) via je gemeente waar je woont. Een belangrijk kenmerk van dit type gegevens is dat ieder object beschreven is door een rijtje kenmerken dat altijd precies even lang is. Je kunt ze ook gemakkelijk weergeven in een tabel of een spreadsheet in kolommen en dan sorteren, selecteren, filteren, enzovoorts. Dit type gegevens leent zich goed voor automatiseringstoepassingen maar is in zijn aard beperkt in wat je ermee kunt vastleggen.
- Vastlegging van een nadere uitwerking van het object in een decompositie. Dit zijn ook streng geformatteerde databasegegevens, die vaak aan het paspoortgegeven opgehangen zijn. Een veel gebruikte norm hiervoor is de NEN2767, die eigenlijk een norm is voor het inspecteren van objecten, maar ook een informatiestructuur geeft voor de beschrijving van elementen en bouwdelen waaraan inspectiegegevens opgehangen kunnen worden. Ook voor dit type gegevens geldt dat een bouwdeel altijd beschreven wordt door een rijtje kenmerken dat altijd precies even lang is, wat zich wederom goed leent voor automatiseringstoepassingen en daardoor ook als keerzijde heeft dat je er precies in kunt vastleggen wat je daarmee kunt vastleggen, maar dan ook niets meer.
- Vastlegging in documenten en technische tekeningen, die je opslaat in een document management systeem of een mappenstructuur op een netwerkschijf of in de cloud. De documenten en technische tekeningen zijn vaak wel volgens een standaard opgesteld, maar vormen geen apart gegeven zoals een paspoortgegeven. Denk aan ontwerptekeningen, sterkteberekeningen, bovenaanzichten met bestrating en beplanting, enzovoorts. Documenten en technische tekeningen kunnen groot of klein zijn, meer of minder bevatten. Dit type gegevens leent zich meer voor menselijke interpretatie en heeft als voordeel dat je allerlei relevante details kunt vermelden en extra tekst en uitleg kunt geven. Maar de keerzijde daarvan is dat het zich minder leent voor automatiseringstoepassingen.
Moeten we nu kiezen voor het een of het ander? Alleen streng geformatteerde gegevens gebruiken of objecten alleen beschrijven met tekeningen en documenten? Het antwoord ligt voor de hand: je moet het een doen en het ander niet laten! In het ontwerp van de informatiestructuur moet je het zó opzetten, dat de compositiegegevens, technische tekeningen en documenten van objecten allemaal het unieke nummer van het paspoortgegeven bevatten. Het unieke ID op het paspoort van het object is dan de “breipen” die deze gegevens aan elkaar rijgt. Het grote voordeel is dan dat je op basis van het unieke ID alle informatie van het object uit de systemen kunt trekken en alle objectinformatie op een rijtje hebt. Als je de applicaties inricht dat je bij wijziging van het fysieke object de informatie integraal kunt ophalen, muteren en weer vastleggen, heb je het helemaal voor elkaar.
Wat moet je dus doen?
- De applicaties inrichten zodat de gebruiker alle objectinformatie integraal krijgt voorgeschoteld en deze integraal muteert
- Bepalen welke data je wilt vastleggen in databases, liefst volgens een standaard als IMBOR of GWSW
- Bepalen welke document- en tekeningensoorten bij welke objecttypen horen