Loopt een sprint niet zoals gepland, dan zoekt een team de verklaring al snel in de planning, de techniek, het proces, of een combinatie daarvan. Het sprintdoel werd niet gehaald en werk schoof door. Het team maakt allerlei verbeterafspraken. Eerder refinen, afstemming met meer mensen zoeken, alles nog eens laten dubbelchecken door de PO. Het team past het proces aan en gaat verder. Sprint na sprint blijft hetzelfde punt terugkomen.
De aanname dat een beter ontwerp het oplost
Achter die reflex zit een overtuiging dat een organisatie maakbaar is. Wat tegenvalt wijst op een tekort in het plan of het proces, en een beter ontwerp herstelt het. Het proces is ook het makkelijkste object om aan te pakken. Het staat op papier, iedereen ziet het, en eraan sleutelen oogt als vakwerk.
Onder druk wordt die neiging zelfs sterker. De vraag waarom de samenwerking niet loopt is lastig te beantwoorden. Hoe het proces strakker kan, is een stuk makkelijker. In Ons feilbare denken beschrijft Daniel Kahneman hoe mensen een moeilijke vraag ongemerkt inruilen voor een makkelijkere, en het antwoord op de makkelijke vraag aanzien voor het antwoord op de moeilijke. In een evaluatie gebeurt precies dat.
Alleen is niet elk tegenvallend resultaat een ontwerpprobleem. De oorzaak kan ook in de samenwerking zitten, of in mensen die nog onvoldoende zijn toegerust voor wat het werk vraagt. Die oorzaken staan niet op de processchets. Ze blijven buiten de evaluatie en blijven onbesproken. Een verkeerd geduid probleem krijgt ook een verkeerde oplossing.
Nog een aanpassing van het proces helpt dan niet. Het probleem was geen ontwerpprobleem. Het zit in het denken dat alleen naar het plan kijkt.
Eerst duiden, dan ontwerpen
De diagnose hoort los te staan van het herontwerp. Voordat een team het proces bijstelt, komt eerst de vraag wat de oorzaak is. Wie dat serieus neemt, zoekt die oorzaak ook in de samenwerking en in de toerusting van de mensen, en niet alleen in de stappen op papier. Pas als vaststaat waar het misgaat, is de vraag aan de orde of een procesaanpassing het antwoord is.
Met onze 𝗙𝗼𝗰𝘂𝘀𝗴𝗿𝗼𝗲𝗽 𝗥𝗲𝘀𝘂𝗹𝘁𝗮𝗮𝘁𝗚𝗲𝗿𝗶𝗰𝗵𝘁 𝗦𝗮𝗺𝗲𝗻𝘄𝗲𝗿𝗸𝗲𝗻 ondersteunen we de klanten van Result! Managers bij hun digitaliseringsdoelen door de kwaliteit van samenwerken te verhogen met heldere doelen en resultaten.