Samenwerken doen we allemaal. Maar als we die samenwerking willen definiëren, komen we vaak niet verder dan een goede sfeer en goede resultaten. Dat geeft nog weinig handvatten om de samenwerking te verbeteren. Hiervoor is het nodig om te begrijpen wat samenwerken is.
De basis van samenwerken
Als je in een team meet waaraan mensen hun tijd besteden, kom je mogelijk tot een verrassende conclusie: mensen werken grotendeels aan individuele taken. Hoeveel tijd precies is contextafhankelijk. In onze ervaring bij ICT-teams kom je al snel op zo’n 75% ‘alleen’ werken en 25% ‘samen’ werken. In die 25% besteed je tijd aan bijvoorbeeld planning, standups, brainstormen, reviews, retrospectives, etc.
De basis van samenwerken is het afstemmen van het werk.
Afstemmen van wie doet wat. Afstemmen van wat de bedoeling is. Afstemmen van afhankelijkheden. Afstemmen van wat beter kan. Etc.
Het is eigenlijk heel logisch dat afstemmen de basis voor samenwerken is. Hoe breng je anders individuele resultaten samen tot een teamresultaat?
Samenwerken is meer dan alleen afstemmen
Als je denkt in termen van processen en verantwoordelijkheden, dan is afstemmen voldoende. Het is echter ingewikkelder dan dat. Samenwerken gebeurt door mensen. Wat mensen verwachten en ervaren heeft effect op hun gedrag. Denk je bijvoorbeeld dat je werk geen zin heeft omdat niemand het resultaat gebruikt, dan ben je niet gemotiveerd om dat werk te doen. Waarschijnlijk steek je er minder energie in dan je normaal zou doen. En je bent ook minder bereid om dat werk met anderen af te stemmen.
Het belangrijkste in de onderstroom van teams, wat er bij mensen onder de oppervlakte speelt, is dat mensen gemotiveerd zijn om samen te werken. Mensen die hun werk belangrijk vinden, presteren beter en helpen hun collega’s vaker (Van den Broeck e.a., 2021). Willen teamleden elkaar helpen, dan werken zij beter samen en presteert het team beter, vooral als ze voor hun werk van elkaar afhankelijk zijn (Hu & Liden, 2015).
Afstemmen en motivatie beïnvloeden elkaar
Op basis van voorgaande alinea’s ontstaat de volgende formule:
Samenwerken = afstemmen * motivatie
Is een van beide aspecten ‘nul’, dan is er geen samenwerking, hoe goed het andere aspect ook is. Als je één of beide aspecten verbetert, verbetert de samenwerking. Er is echter wel een wisselwerking.
- Een lage mate van motivatie heeft een negatief effect op het gedrag van mensen tijdens het afstemmen. Er is minder bereidheid om af te stemmen.
- Als mensen niet goed in staat zijn om het werk af te stemmen, dan gaan zaken mis. Dat werkt demotiverend.
Het is belangrijk om zuiver oorzaak en gevolg te onderscheiden bij verbeteractiviteiten.
De knoppen om aan te draaien
In de bovenstroom van het team, het afstemmen van het werk, is het belangrijk om hindernissen weg te halen en te ondersteunen. Voorbeelden zijn onder andere:
- Beschikbaar zijn van de juiste hulpmiddelen;
- Ruimte geven in de capaciteit voor het afstemmen;
- Knelpunten buiten het team, die het team beïnvloeden, identificeren en opruimen.
In de onderstroom van het team, de motivatie van de teamleden, is de aanpak indirect. Motivatie verbeter je door de condities voor motivatie op orde te brengen. In de praktijk komen de onderstaande condities vaak voor, maar de lijst is niet limitatief en contextspecifiek.
- Vertel mensen niet wat ze moeten doen, maar geef de ruimte om eigen keuzes te maken. Dit zowel vanuit leidinggevende, als onderling in het afstemmen van het werk. Dit vervult de belangrijke basisbehoefte van autonomie.
- Hierbij een gezonde balans tussen uitdaging van het werk en de eigen capaciteiten om dat te kunnen uitvoeren. Te weinig uitdaging leidt tot bore-out, te veel uitdaging tot stress en uiteindelijk burn-out.
- Waardeer eerlijk en waar van toepassing. Waardering ontvangen voor iets waar je niet trots op bent werkt juist demotiverend. Idem voor niet gewaardeerd worden voor iets waar je wel trots op bent.
- Besteed als team aandacht aan de onderstroom. Bespreek het in het teamoverleg, luister naar elkaar en maak afspraken.
Samengevat
Samenwerken is het afstemmen van het werk door mensen die gemotiveerd zijn om samen te werken. Het afstemmen van het werk verbeter je door hindernissen weg te halen. Motivatie verbeter je indirect door het creëren van de juiste condities. Dat vraagt eerst een analyse van zowel het proces van afstemmen, als condities voor motivatie, om oorzaak en gevolg te scheiden, en de juiste interventies vast te stellen.
Met onze Expertise𝗴𝗿𝗼𝗲𝗽 𝗥𝗲𝘀𝘂𝗹𝘁𝗮𝗮𝘁𝗚𝗲𝗿𝗶𝗰𝗵𝘁 𝗦𝗮𝗺𝗲𝗻𝘄𝗲𝗿𝗸𝗲𝗻 ondersteunen we de klanten van Result! Managers bij hun digitaliseringsdoelen door de kwaliteit van samenwerken te verhogen met heldere doelen en resultaten.